COAG AI – Πολιτική Απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: Φεβρουάριος 2025

1. Εισαγωγή

Αυτή η Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς η AiCOAG Limited («εμείς», «εμάς», «η Εταιρεία»), ενεργώντας ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων, συλλέγει, χρησιμοποιεί, αποθηκεύει και προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα που υφίστανται επεξεργασία μέσω του ιστότοπου COAG AI (coag.ai) και μέσω της παροχής των υπηρεσιών μας AI Voice Assistant.

Η AiCOAG Limited είναι μια εταιρεία εγγεγραμμένη στην Αγγλία και την Ουαλία, με έδρα τη διεύθυνση:

71–75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom

Διατηρούμε επίσης επιχειρησιακή παρουσία στην ΕΕ στο ακόλουθο δευτερεύον γραφείο (μη νομική έδρα):

Jacques Veltmanstraat, 1065 DZ Amsterdam, The Netherlands

Αυτή η πολιτική συμμορφώνεται με τον UK GDPR, τον EU GDPR και τους ισχύοντες νόμους περί προστασίας δεδομένων. Χρησιμοποιώντας το coag.ai ή αλληλεπιδρώντας μαζί μας (π.χ. υποβάλλοντας τη φόρμα επικοινωνίας, κλείνοντας μια κλήση ή ενεργοποιώντας μια υπηρεσία COAG AI), συναινείτε στις πρακτικές που περιγράφονται στην παρούσα Πολιτική.

2. Προσωπικά Δεδομένα που Συλλέγουμε

Ενδέχεται να συλλέγουμε τις ακόλουθες κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

2.1 Δεδομένα Επικοινωνίας & Ταυτοποίησης

• Ονοματεπώνυμο
• Διεύθυνση email
• Αριθμό τηλεφώνου
• Όνομα εταιρείας (εάν παρέχεται)

2.2 Δεδομένα Τηλεφωνίας & Φωνής

Κατά την αλληλεπίδραση με τον βοηθό φωνής COAG AI (εισερχόμενες ή εξερχόμενες κλήσεις):

• Ηχογραφήσεις κλήσεων (μόνο εάν είναι ενεργοποιημένες)
• Μεταγραφές (transcripts) που δημιουργούνται από τις κλήσεις
• Αρχεία καταγραφής κλήσεων (αριθμός καλούντος, διάρκεια, χρονική σήμανση, μεταδεδομένα)

2.3 Τεχνικά Δεδομένα & Δεδομένα Χρήσης

• Διεύθυνση IP
• Τύπος προγράμματος περιήγησης (browser)
• Αναγνωριστικά συσκευής
• Cookies και συμβάντα ανάλυσης (μόνο με τη συγκατάθεση του χρήστη όπου απαιτείται)

3. Πώς Συλλέγουμε τα Δεδομένα

Συλλέγουμε δεδομένα με τους εξής τρόπους:

• Όταν υποβάλλετε μια φόρμα στον ιστότοπο
• Όταν επικοινωνείτε μαζί μας μέσω email ή τηλεφώνου
• Όταν χρησιμοποιείτε τον φωνητικό βοηθό COAG AI
• Μέσω αυτοματοποιημένων τεχνολογιών όπως τα cookies (βλ. Πολιτική Cookies)
• Μέσω εργαλείων ανάλυσης (analytics) που χρησιμοποιούνται για τη βελτίωση της υπηρεσίας

4. Νομική Βάση Επεξεργασίας

Επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα βάσει των ακόλουθων νομικών βάσεων:

• Εκτέλεση σύμβασης (Άρθρο 6(1)(β) GDPR): Για την παροχή της υπηρεσίας COAG AI, τον προγραμματισμό ραντεβού, την αποστολή επιβεβαιώσεων ή την απάντηση σε ερωτήματα.
• Έννομο συμφέρον (Άρθρο 6(1)(στ) GDPR): Σταθερότητα υπηρεσίας, πρόληψη απάτης, αντιμετώπιση προβλημάτων, βελτίωση πλατφόρμας.
• Νομική υποχρέωση (Άρθρο 6(1)(γ) GDPR): Φορολογικές, λογιστικές ή κανονιστικές απαιτήσεις.
• Συγκατάθεση (Άρθρο 6(1)(α) GDPR): Για προαιρετικές δραστηριότητες όπως ενημερωτικά δελτία (newsletters), cookies ανάλυσης και επικοινωνίες μάρκετινγκ.

5. Σκοπός της Επεξεργασίας

Τα δεδομένα σας χρησιμοποιούνται για τους ακόλουθους σκοπούς:

• Για την παροχή και λειτουργία του βοηθού φωνής COAG AI
• Για τον προγραμματισμό ραντεβού και την αποστολή ειδοποιήσεων
• Για τη βελτίωση της ακρίβειας της AI, τη διασφάλιση ποιότητας και την επίλυση προβλημάτων
• Για τη διατήρηση της ασφάλειας της πλατφόρμας και της απόδοσης του συστήματος
• Για την επικοινωνία μαζί σας σχετικά με επιδείξεις (demos), ενσωμάτωση (onboarding) ή υποστήριξη
• Για την αποστολή ενημερώσεων ή μηνυμάτων μάρκετινγκ (μόνο με συγκατάθεση)

6. Κοινοποίηση Δεδομένων

Ενδέχεται να μοιραστούμε προσωπικά δεδομένα με:

• Έμπιστους παρόχους υπηρεσιών που υποστηρίζουν τις λειτουργίες μας (π.χ. φιλοξενία, ανάλυση, υποδομή επικοινωνίας)
• Επαγγελματικούς συμβούλους (π.χ. λογιστές, νομικούς συμβούλους)
• Εποπτικές αρχές, δικαστήρια ή όργανα επιβολής του νόμου όταν απαιτείται νομικά

Όλοι οι τρίτοι πάροχοι υπηρεσιών δεσμεύονται από αυστηρές συμφωνίες επεξεργασίας δεδομένων και διασφαλίσεις συμβατές με τον GDPR. Δεν πουλάμε ούτε ενοικιάζουμε προσωπικά δεδομένα.

7. Διεθνείς Διαβιβάσεις Δεδομένων

Εάν τα προσωπικά δεδομένα μεταφέρονται εκτός του Ηνωμένου Βασιλείου ή του ΕΟΧ, διασφαλίζουμε κατάλληλες διασφαλίσεις βάσει του GDPR, όπως:

• Αποφάσεις επάρκειας
• Τυπικές Συμβατικές Ρήτρες (SCCs)
• Δεσμευτικούς Εταιρικούς Κανόνες (BCRs)
• Το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ (Data Privacy Framework)

Τα δεδομένα σας προστατεύονται πάντα από ισοδύναμα πρότυπα ανεξάρτητα από την τοποθεσία μεταφοράς.

8. Περίοδοι Διατήρησης

Διατηρούμε τα προσωπικά δεδομένα μόνο για όσο διάστημα είναι απαραίτητο:

• Ηχογραφήσεις κλήσεων: έως 90 ημέρες
• Μεταγραφές και αρχεία κλήσεων: έως 180 ημέρες
• Δεδομένα λογαριασμού και τιμολόγησης: όπως απαιτείται από το νόμο (έως 6 έτη βάσει των κανονισμών του Ηνωμένου Βασιλείου)
• Cookies ανάλυσης: σύμφωνα με τις ρυθμίσεις συγκατάθεσης του χρήστη

Μετά τη λήξη, τα δεδομένα διαγράφονται με ασφάλεια ή ανωνυμοποιούνται.

9. Ασφάλεια Δεδομένων

Εφαρμόζουμε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των δεδομένων σας, συμπεριλαμβανομένων των εξής:

• Κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS)
• Κρυπτογράφηση κατά την αποθήκευση
• Έλεγχοι πρόσβασης και ταυτοποίηση
• Καταγραφή δραστηριότητας (logging)
• Ασφάλεια δικτύου και υποδομών
• Τακτική παρακολούθηση και έλεγχοι ασφαλείας

Παρά τα μέτρα αυτά, καμία ηλεκτρονική μεταφορά δεν είναι εντελώς ακίνδυνη, αλλά διατηρούμε διασφαλίσεις σύμφωνα με τα πρότυπα του κλάδου.

10. Τα Δικαιώματά σας

Έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα βάσει του UK GDPR και του EU GDPR:

• Πρόσβαση στα δεδομένα σας
• Διόρθωση ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων
• Αίτημα διαγραφής (όπου επιτρέπεται νομικά)
• Περιορισμός ή εναντίωση στην επεξεργασία
• Φορητότητα δεδομένων
• Ανάκληση συγκατάθεσης ανά πάσα στιγμή
• Υποβολή καταγγελίας σε εποπτική αρχή

Για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, επικοινωνήστε μαζί μας στο: info@aicoag.com.

Εποπτική αρχή: Information Commissioner’s Office (ICO), Ηνωμένο Βασίλειο, ή η τοπική σας Αρχή Προστασίας Δεδομένων στην ΕΕ.

11. Cookies και Τεχνολογίες Παρακολούθησης

Χρησιμοποιούμε:

• Απολύτως απαραίτητα cookies (απαραίτητα για τη λειτουργία του ιστότοπου)
• Cookies ανάλυσης (μόνο με συγκατάθεση)
• Κανένα διαφημιστικό cookie εκτός εάν ενεργοποιηθεί ειδικά αργότερα

Για περισσότερες λεπτομέρειες, ανατρέξτε στην Πολιτική Cookies. Μπορείτε να τροποποιήσετε ή να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή χρησιμοποιώντας το banner των cookies.

12. Αυτοματοποιημένη Επεξεργασία & Λειτουργίες AI

Ο φωνητικός βοηθός COAG AI χρησιμοποιεί μοντέλα μηχανικής μάθησης για τη δημιουργία απαντήσεων συνομιλίας και την εκτέλεση ενεργειών προγραμματισμού ραντεβού.

Οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις δεν δημιουργούν νομικά ή σημαντικά αποτελέσματα για τους χρήστες.

Η ανθρώπινη αναθεώρηση είναι πάντα διαθέσιμη κατόπιν αιτήματος.

Μπορείτε να ζητήσετε διόρθωση, αναθεώρηση ή διαγραφή δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί από την AI.

13. Αλλαγές στην παρούσα Πολιτική

Ενδέχεται να ενημερώνουμε περιοδικά την παρούσα Πολιτική Απορρήτου. Εάν προκύψουν ουσιαστικές αλλαγές, θα σας ειδοποιήσουμε μέσω email ή μέσω ειδοποίησης εντός της πλατφόρμας. Η τελευταία έκδοση είναι πάντα διαθέσιμη στο coag.ai.

14. Επικοινωνία

Υπεύθυνος Επεξεργασίας Δεδομένων:

AiCOAG Limited
71–75 Shelton Street, Covent Garden, London, WC2H 9JQ, United Kingdom

Επιχειρησιακή Διεύθυνση ΕΕ (μη νομική):

Jacques Veltmanstraat, 1065 DZ Amsterdam, The Netherlands

Email: info@aicoag.com